Sådan behandler vi dine data.

1. Dataansvarlig

FairMile er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om dig som bruger af vores app og besøgende på vores hjemmeside.

FairMile ApS
Nørregade 12, 4030 Tune
CVR-nr.: 46086538
Telefon: +45 3131 7204
Email: support@fairmile.io

Vi har ikke pligt til at udpege en databeskyttelsesrådgiver (DPO). Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte os på support@fairmile.io.

2. Hvilke personoplysninger vi behandler og hvorfor

FairMile hjælper selvstændige med automatisk registrering af erhvervsmæssig kørsel til brug for SKAT-indberetning. Til dette formål behandler vi følgende kategorier af personoplysninger.

2.1 Brugerkonto og login

Når du opretter en konto, behandler vi:

• Navn
• Email
• Password (opbevares som hash — vi kan ikke se dit password)
• Sessions-tokens

Du kan oprette konto og logge ind med email og password eller med Log ind med Apple eller Log ind med Google. Vælger du en af de to, modtager vi dit navn og din emailadresse fra udbyderen — se pkt. 5.1 om udbydernes egen behandling.

Formål: at give dig adgang til app'en og beskytte din konto.
Retsgrundlag: databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftale).
Opbevaring: så længe din konto eksisterer. Ved sletning af konto fjernes oplysningerne inden for 30 dage, medmindre bogføringsloven kræver længere opbevaring (se pkt. 2.6).

2.2 Køretøj og skatteoplysninger

For at kunne generere SKAT-kompatible kørselsregnskaber behandler vi:

• Registreringsnummer på dit køretøj
• CPR-nummer
• Virksomhedsoplysninger (CVR, virksomhedsnavn, adresse)

Formål: at opfylde kravene til et kørselsregnskab efter SKATs retningslinjer, så rapporten kan anvendes til fradrag for erhvervsmæssig kørsel.

Retsgrundlag:

• Almindelige oplysninger: art. 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftale).
• CPR-nummer: databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2 (samtykke). Du giver udtrykkeligt samtykke til behandlingen af dit CPR-nummer, når du indtaster det i app'en.

CPR-nummer opbevares krypteret og behandles alene til generering af kørselsregnskaber. Vi videregiver ikke dit CPR-nummer til vores databehandlere, til login-udbyderne eller til analyseformål. Er din konto tilknyttet en organisation, fremgår CPR-nummeret dog af forsiden af de kørselsrapporter, organisationens administratorer kan hente (se pkt. 2.3).

Opbevaring: så længe din konto eksisterer, dog højst 5 år efter at det seneste kørselsregnskab er genereret, af hensyn til SKATs almindelige kontrolfrist.

2.3 Kørselsdata

Når FairMile registrerer en tur, behandler vi:

• GPS-positioner (startpunkt, slutpunkt, rute)
• Tidspunkt for start og slut
• Distance
• Bevægelsesdata fra din iPhone (fx om du kører eller går)

Formål: automatisk registrering af kørsel, som du efterfølgende kategoriserer som privat eller erhverv.
Retsgrundlag: art. 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftale). Adgang til lokationstjenester forudsætter derudover dit samtykke via iOS.
Opbevaring: 5 år efter registrering, svarende til SKATs almindelige opbevaringskrav for regnskabsmateriale.

Organisationer: Er din konto tilknyttet en organisation, kan organisationens ejer og administratorer se dine erhvervsture i fuld detalje — navn, adresser, tidspunkter, noter, distance, beløb, kategori, dato, rute (kortvisning) og hvem der har kørt turen. Private og ukategoriserede ture deles kun som nøgletal: dato (uden klokkeslæt), distance og beløb — navn, adresser, tidspunkter, noter og rute deles ikke med organisationen. På kørselsrapportens forside fremgår dit CPR-nummer og din hjemmeadresse, som indgår i den SKAT-dokumentation, organisationens administratorer kan hente. Organisationen kan ikke redigere eller slette dine ture. Du oplyses om dette, når du accepterer en invitation.

2.4 Kategorisering og noter

Du kategoriserer manuelt hver tur og kan tilføje noter (fx formål med kørslen, kundenavn). Disse oplysninger behandles på samme grundlag og i samme periode som kørselsdata.

2.5 Abonnement og betaling

Abonnementet håndteres via Stripe. Vi modtager:

• Abonnementsstatus
• Faktureringsland (til momsformål)
• Ordre- og fakturahistorik

Vi har ikke adgang til dine kortoplysninger — disse behandles udelukkende af Stripe.

Formål: håndtering af abonnement og fakturering.
Retsgrundlag: art. 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftale) og litra c (retlig forpligtelse, bogføringsloven).
Opbevaring: fakturaer opbevares i 5 år efter regnskabsårets udløb jf. bogføringslovens § 12.

2.6 Bogføring

Vi gemmer fakturaer og lignende regnskabsbilag jf. bogføringsloven. Heraf kan fremgå navn, adresse og CVR.

Retsgrundlag: art. 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse).
Opbevaring: 5 år efter udløbet af det regnskabsår, bilaget vedrører.

2.7 Support og kommunikation

Når du kontakter os via email, behandler vi de oplysninger, du giver os i kommunikationen — typisk navn, email og indholdet af din henvendelse.

Retsgrundlag: art. 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i at kunne besvare henvendelser) eller litra b (hvis henvendelsen vedrører dit abonnement).
Opbevaring: slettes når sagen er afsluttet, medmindre der er særlig grund til længere opbevaring.

3. Besøg på hjemmesiden

Vi benytter Cloudflare Web Analytics til at måle brugen af vores hjemmeside. Cloudflare Web Analytics anvender ikke cookies, indsamler ikke IP-adresser og sporer dig ikke på tværs af websites. Løsningen indsamler alene aggregeret, anonym statistik om sidevisninger.

Brugen af Cloudflare Web Analytics kræver derfor ikke samtykke efter cookiebekendtgørelsen.

4. Automatiserede afgørelser og profilering

FairMile foretager ikke automatiserede afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende betydelig indvirkning efter GDPR art. 22.

FairMile registrerer automatisk, hvornår en tur begynder og slutter, men kategoriseringen som privat eller erhverv foretager du altid selv, før turen indgår i dit kørselsregnskab. Vi anvender ikke profilering.

5. Videregivelse af personoplysninger

Vi sælger ikke dine personoplysninger, og vi videregiver dem ikke til selvstændige dataansvarlige tredjeparter — bortset fra i de tilfælde, der er beskrevet nedenfor.

5.1 Log ind med Apple eller Google

Vælger du at logge ind med Apple eller Google, foregår selve godkendelsen hos udbyderen, som behandler oplysningerne som selvstændig dataansvarlig efter sin egen privatlivspolitik — ikke som vores databehandler. Vi modtager alene dit navn, din emailadresse og et identitets-token.

Googles login-SDK, der indgår i iOS-app'en, indsamler efter Googles egen erklæring desuden tekniske oplysninger til Googles analyseformål: enheds-id, bruger-id og brugsdata samt navn, emailadresse, telefonnummer og omtrentlig lokation. Det er baggrunden for, at App Store-privatlivsetiketten for FairMile nævner formålet »Analyse« — etiketten er den samlede oversigt over både FairMiles egen behandling og de SDK'er, app'en anvender. FairMile analyserer ikke selv din adfærd, og dine kørselsdata, dit CPR-nummer og dine noter indgår ikke i det, Google modtager.

Logger du ind med email og password, sker der ingen videregivelse til Apple eller Google i forbindelse med login.

5.2 Organisationer

Er din konto tilknyttet en organisation, deles dele af dine kørselsdata med organisationen, som er selvstændig dataansvarlig for de oplysninger, den modtager. Hvad der deles — og hvad der ikke gør — fremgår af pkt. 2.3.

5.3 SKAT og din revisor

Du genererer selv dine kørselsregnskaber som PDF i app'en og står selv for eventuel indsendelse til SKAT eller videregivelse til din revisor. FairMile sender ikke data direkte til SKAT.

6. Databehandlere

For at kunne drive FairMile benytter vi følgende databehandlere:

Vi har indgået databehandleraftaler med alle leverandører i overensstemmelse med GDPR art. 28.

7. Tredjelandeoverførsler

Flere af vores databehandlere er etableret i USA. Overførsel af personoplysninger til USA sker på grundlag af EU-Kommissionens tilstrækkeligheds afgørelse om EU-U.S. Data Privacy Framework (afgørelse 2023/1795 af 10. juli 2023). Cloudflare og Stripe er begge certificeret under Data Privacy Framework.

Apple og Google, jf. pkt. 5.1, optræder som selvstændige dataansvarlige og ikke som vores databehandlere. Grundlaget for deres egne overførsler fremgår af deres respektive privatlivspolitikker.

Som supplerende garanti har vi indgået databehandleraftaler med leverandørerne baseret på EU-Kommissionens Standard Contractual Clauses (2021/914), der anvendes subsidiært, hvis Data Privacy Framework-certificeringen måtte bortfalde eller blive tilbagekaldt.

Du kan få en kopi af overførselsgrundlaget ved at kontakte os på support@fairmile.io.

8. Behandlingssikkerhed

Vi har gennemført en risikovurdering af vores behandling af personoplysninger og har indført tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der står i rimeligt forhold til risikoen. Herunder:

• Adgangsstyring og sikker autentificering med password-hashing
• Kryptering af særligt følsomme oplysninger (CPR) i databasen
• TLS-kryptering af al datatrafik
• Adgangskontrol til produktionsmiljøer baseret på mindste privilegium-princippet
• Logning af sikkerhedsrelevante hændelser
• Løbende opdatering af software og afhængigheder
• Krypteret backup

Ved mistanke om brud på persondatasikkerheden følger vi GDPR art. 33 og 34 og underretter Datatilsynet samt berørte brugere inden for de fastsatte frister.

9. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder. Du kan gøre brug af dem ved at kontakte os på support@fairmile.io.

• Indsigt: du kan få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig.
• Berigtigelse: du kan få urigtige oplysninger rettet.
• Sletning: du kan i visse tilfælde få slettet oplysninger før vores almindelige sletningsfrister. Bemærk at oplysninger i bogføringsbilag først kan slettes efter bogføringslovens 5-årige frist.
• Begrænsning: du kan i visse tilfælde få begrænset behandlingen.
• Indsigelse: du kan gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse.
• Dataportabilitet: du kan få udleveret dine data i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. Du kan også til enhver tid eksportere dine kørselsregnskaber som PDF direkte i app'en.

Er behandlingen baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Dette påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket før tilbagetrækningen.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning på www.datatilsynet.dk.

10. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger. Kontaktoplysninger findes på www.datatilsynet.dk.

11. Ændringer

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik. Den gældende version findes altid på fairmile.io/privacy. Ved væsentlige ændringer orienterer vi dig via email eller i app'en.